Datenschutzerklärung
Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten die Österreichische Unterstützungskasse ÖUK im Rahmen der Mitgliederverwaltung, des Zuwendungseinzugs und der Bearbeitung von Unterstützungsanträgen verarbeitet — für Mitglieder in Österreich und in Deutschland gleichermaßen.
1. Verantwortlicher
Österreichische Unterstützungskasse ÖUK, ZVR-Zahl 162639382, Hans-Resel-Gasse 19, A-8020 Graz. Kontakt für Datenschutzanfragen: office@unterstuetzungskasse.at, Betreff „Datenschutz“.
2. Welche Daten wir verarbeiten
Kontodaten und Mitgliedsangaben (Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, Beruf, Land und Mitgliedsnummer); unterschriebene Beitrittserklärungen und Arbeitgeberangaben; Beitragsmodell, Arbeitgeber-/Arbeitnehmeranteil und Beitragshistorie; Bankdaten für die Einrichtung eines Mandats sowie dessen Status und die letzten vier IBAN-Zeichen; Angaben in Unterstützungsanträgen, Empfehlungen und Vorstandsentscheidungen. Gesundheitsangaben können in der Beitrittserklärung und in Krankheits-, Pflege- oder anderen Unterstützungsanträgen enthalten sein und werden nur mit ausdrücklicher Einwilligung verarbeitet. Die Android-App bietet derzeit keinen Datei-Upload. Die Zustimmung wird mit Zeitpunkt, Sprache, Textfassung und Prüfsumme protokolliert. Die App verwendet keine Werbung, Werbe-IDs oder Standortberechtigungen.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Kontoführung, Mitgliedschaft, Beitragsnachweise und die Bearbeitung freiwilliger Unterstützungsanträge erfolgen zur Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für freiwillig angegebene Gesundheitsdaten wird eine gesonderte ausdrückliche Einwilligung zum jeweiligen Zweck der Beitritts- oder Unterstützungsprüfung eingeholt (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Erforderliche Buchführungsunterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 132 BAO). Ein begrenzter Nachweis der Mitgliedschaft und der erteilten Einwilligungen dient der Nachvollziehbarkeit und Bearbeitung von Streitfällen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine verlängerte Aufbewahrung wegen eines konkreten Verfahrens oder Rechtsstreits erfordert einen dokumentierten Zweck, eine verantwortliche Person und einen zeitlich begrenzten Aufbewahrungsvermerk; für hierfür erforderliche Gesundheitsdaten gilt Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO.
4. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Innerhalb der ÖUK haben der Vorstand und befugtes Personal Zugriff, soweit dies für ihre Aufgabe erforderlich ist. Hosting und API-Betrieb erfolgen über Vercel Inc. (USA), mit Serverfunktionen in Frankfurt. Die Datenbank wird bei Neon/Databricks auf AWS in der Region Frankfurt (eu-central-1) betrieben; Datenbankverbindungen sind TLS-verschlüsselt. Für diese Dienstleister gelten die jeweiligen Auftragsverarbeitungsbedingungen und Unterauftragsverarbeiterlisten. Trotz der EU-Serverregion können internationale technische Verarbeitung oder Zugriffe stattfinden; hierfür sind die im jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrag vorgesehenen Übermittlungsmechanismen, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, maßgeblich. Es wird kein externer Zahlungsdienst zur automatischen Einziehung eingesetzt; eine entsprechende Anbindung ist noch nicht aktiv. Keine Weitergabe für Werbung oder Verkauf personenbezogener Daten.
5. Speicherdauer
Kontozugang und Stammdaten werden bei bestätigter Kontolöschung sofort entfernt bzw. unbrauchbar gemacht. Offene Anträge werden zurückgezogen, Mandate beendet und Gesundheitserklärungen sowie Freitexte in Anträgen und Entscheidungsbegründungen entfernt, soweit kein dokumentierter Aufbewahrungsvermerk für ein konkretes Verfahren besteht. Im laufenden Betrieb werden Gesundheitserklärungen sowie Freitexte in abgeschlossenen Anträgen und Entscheidungsbegründungen spätestens beim täglichen Löschlauf nach 90 Tagen entfernt. IP-Adresse und Browserangaben in Antrags- und Einwilligungsnachweisen werden nach 30 Tagen entfernt. Unterschriebene Mitgliedschaftsnachweise, erforderliche Arbeitgeberangaben und Einwilligungsnachweise werden während des Kontobestands und bis zu drei Jahre nach Kontolöschung gespeichert. Die Beitragshistorie dient während der Mitgliedschaft auch dem Nachweis des Mitgliedschaftsstands. Buchführungsunterlagen über Beiträge und Auszahlungen sowie strukturierte zugehörige Entscheidungen einschließlich der Antragskategorie werden sieben Jahre ab Ende des betreffenden Kalenderjahres aufbewahrt (§ 132 BAO), bei anhängigen abgabenrechtlichen Verfahren entsprechend länger. Nach Ablauf werden personenbezogene Finanzaufzeichnungen gelöscht; nicht personenbezogene Monatssummen bleiben erhalten. Zeitlich begrenzte Aufbewahrungsvermerke werden bei jedem Löschlauf geprüft. Entwürfe werden nach ihrer angezeigten Ablaufzeit gelöscht. Sicherungskopien der Dienstleister können bis zum Ende ihres eingestellten Wiederherstellungsfensters bestehen bleiben; sie werden nicht für den laufenden Betrieb verwendet. Bei einer Wiederherstellung müssen Löschungen vor einer erneuten Nutzung berücksichtigt werden.
6. Cookies
Die Mitgliederseite verwendet aktuell keine Analyse- oder Marketing-Cookies. Das interne Verwaltungsportal setzt ausschließlich ein technisch notwendiges Cookie zur Speicherung der Sprachauswahl. Sollte sich das ändern, wird diese Erklärung aktualisiert und, wo erforderlich, eine Einwilligung eingeholt.
7. Rechte der Betroffenen
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17) im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
8. Beschwerderecht
Mitglieder mit Wohnsitz in Österreich können sich an die österreichische Datenschutzbehörde wenden (Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb.gv.at). Mitglieder mit Wohnsitz in Deutschland können sich an das für ihren Wohnsitz zuständige Landesamt für Datenschutzaufsicht wenden.